Kot večina ljudi so tudi moji dnevi napolnjeni z nujnimi, a pogosto nepomembnimi nalogami.Unsplash Ko se je Bonnie Ware, medicinska sestra za paliativno oskrbo, ki je v zadnjih tednih življenja skrbela za bolnike s smrtnim izidom, vprašala, kaj ljudi najbolj obžaluje, se je znova pojavilo 5 odgovorov:
- Želel bi si, da bi imel pogum, da bi živel življenje resnično sebi, ne pa življenje, ki so ga drugi pričakovali od mene
- Želim si, da se ne bi tako potrudil
- Želim si, da bi imel pogum, da izrazim svoja čustva
- Želim si, da bi ostala v stiku s prijatelji
- Želim si, da bi se pustil srečnejši
Med delom veliko razmišljam o tem seznamu.
Kot večina ljudi so tudi moji dnevi napolnjeni z nujnimi, a pogosto nepomembnimi nalogami. E-poštna sporočila. Sestanki. Nadoknadi. Klici.
Kot da bi plačali kreditno kartico z visokimi obrestmi. Sama delam do kosti, a načeloma komaj delam vdolbino . Ko se spet spomnim, kaj sem v določenem tednu dosegel kot pomembnega, mi včasih niti na misel ne pride. Kako to, da se to zgodi?
Na pogovoru na Stanfordu se je Phil Libin, izvršni direktor podjetja Evernote, lotil tega vprašanja in razpravljal o tem, kako razlikovati med nujnim in pomembnim v vašem življenju:
Nujne naloge so naloge, ki jih je treba nemudoma rešiti.
To so stvari, kot so telefonski klici, naloge z bližnjimi roki in situacije, ko se morate hitro odzvati. Ko se morate odzvati na e-pošto, je običajno nujna naloga.
Pomembne naloge so naloge, ki prispevajo k dolgoročnim misijam in ciljem.
To so stvari, kot so knjiga, ki jo želite napisati, predstavitev, ki jo želite pripraviti za promocijo, in podjetje, ki ga nameravate začeti.
Težava je v tem, da se pomembne naloge ponavadi izkrivijo zaradi nujnih nalog. Torej, če imate omejen čas dneva, kako si lahko zagotovite čas za pomembne naloge?
Uporaba matrice odločitev za odločanje, kaj je pomembno
Eden od načinov, kako ugotoviti, kaj je najpomembnejše, je uporaba Eisenhowerjeva matrika odločitev : 
Kadar koli to storiš, skleneš kompromis med pomembnim in nujnim.Jamesclear.com/Crew.co
To preprosto okence, ki ga je razvil Dwight Eisenhower, general s petimi zvezdami v vojski Združenih držav, vrhovni poveljnik zavezniških sil v Evropi med drugo svetovno vojno, predsednik univerze Columbia, oh in dvoletni predsednik ZDA v preproste kategorije:
V zgornjem levem kotu ( Pomembno in nujno ), lahko postavite stvari, kot so krize, roki in težave.
Zgornji desni kot ( Pomembno in ne nujno ) lahko vključuje stvari, kot so odnosi, dolgoročno načrtovanje projektov in rekreacija.
Spodnji levi kot ( Ni pomembno in nujno ) lahko vključuje prekinitve, sestanke in dejavnosti.
Spodnji desni kot ( Ni pomembno in ni nujno ) lahko zajemajo zapravljanje časa, prijetne dejavnosti in druge nepomembne naloge.
Precej enostavno je odpraviti nepomembne in ne nujne stvari. To je nekako brez težav. Tam želite preživeti čim manj časa.
Pomembne in nujne stvari so očitno tudi prve stvari, ki bi se jih morali lotiti.
Kaj pa prednostno razporejanje preostalih dveh kvadrantov? Tam stvari postanejo težke.
Večina ljudi privzeto najprej opravi nujne naloge - težava je v tem če vedno opravljate nujne naloge, pomembnih nalog ne morete izpolniti .
Nujne naloge se vedno pojavijo. In vedno bodo nujnejše naloge, kot jih imate časa, ne glede na to, kako se trudite.
Ste že kdaj rekli, [X] je resnično pomemben, a trenutno nimam časa za to?
Kadar koli to storiš, skleneš kompromis med pomembnim in nujnim. Lao Tzu pravi, da je čas ustvarjena stvar. Če bi rekli 'nimam časa,' je kot reči: 'nočem.'
Ali kot je rekel Picasso, Odložite na jutri samo tisto, kar ste pripravljeni umreti, če niste naredili ničesar.
Kako narediti nujne pomembne naloge
Najpomembnejši način za zagotovitev nujne pomembne naloge je dajte mu rok .
Rok je pravzaprav tisto, zaradi česar so nujne naloge nujne: dejstvo, da se morate z njimi takoj spoprijeti. Pomanjkanje rokov je pogosto tudi tisto, zaradi česar so pomembne naloge tako nepomembne. Običajno so takšne stvari, do katerih lahko sčasoma prideš.
Na primer, najemnino morate plačati do konca meseca. To je skrajni rok. Ko se ta rok bliža, postane naloga vse bolj nujna.
Po drugi strani pa je vaš cilj, da pridete v formo, pomemben, vendar sploh ni nujen. Ali si imeti priti do telovadnice do konca meseca? Verjetno ne.
Torej, prva stvar, ki jo morate storiti, če želite zagotoviti, da se opravijo pomembne naloge, je določiti roke. Pomembna naloga je skoraj vedno ogromen nabor nalog (pogosto so bolj podobni projektom) in če želite določiti rok, ga morate najprej razčleniti na manjše naloge in jim določiti roke.
Moj najljubši pristop k temu je Opraviti stvari , v katerem David Allen vpraša:
Kateri naslednji fizični ukrep morate storiti, če želite napredovati pri tej nalogi?
To je stvar, za katero morate določiti rok.
Zdaj tu nastopi ključni del, ker ni dovolj le določiti rok.
Zakaj potrebujete resne roke
Druga kakovost nujnih nalog, zaradi katerih so nujne, je ta, da se o rokih ni mogoče pogajati.
Če roka ne izpolnite, obstajajo resne posledice.
Očitno je, zakaj je tako pri nečem, kot je neplačevanje najemnine. Najprej vas bo najemodajalec poklical in zavpil na vas. Če ste občutljivi na družbeni pritisk, bo to verjetno dovolj, da boste pravočasno plačali najemnino. V nasprotnem primeru vas bodo sčasoma odpeljali na sodišče in izselili, kar je za večino ljudi dovolj resno.
Težava pri določanju rokov za pomembne naloge je, da ne postanejo samodejno resni. Če rečem, da moram v telovadnico pred koncem tedna, v bistvu ni nobenih posledic, če tega roka nisem dosegel.
Torej, kako narediti roke pomembnejše? Tu je nekaj načinov:
1. Naj bo javno
Eden od načinov, kako resnejši rok je, da ga javno objavimo. Ko ste javno odgovorni do določenega roka, potem ne morete zavajati samo sebe. Druga stran tega kovanca je, da če datum določite javno, se prepričajte, da ga lahko dejansko zadete. Nič ni tako stresno, da bi morali doseči rok, ki ste si ga postavili preveč agresivno.
2. Ustvari nagrade in kazni
Drug način za resnejši rok je določiti nagrado za zadetek ali kazen za pogrešano. Ta niz nagrad in kazni postavite pred časom in se prepričajte, da niste oseba, ki je odgovorna za njegovo izvrševanje. Na primer napišite ček za 2000 dolarjev neki politični organizaciji, ki jo sovražite, jo dajte prijatelju in jim recite, naj jo pošljejo, če ne dosežete roka.
3. Ostali naj bodo odgovorni
Ko gre za to, da drugi (na primer člani vaše ekipe) odgovarjajo na roke, je pomembno, da ljudje spoznajo, kako pomembni roki so za vas pomembni. Ne morete prenašati zamujenih rokov. To pa pomeni, da se dejansko prijavite in vodite neprijetne pogovore ob zamujanju rokov. Če tega ne storite, bodo ljudje razumljivo domnevali, da roki za vas niso tako pomembni, in začeli jih bodo vse pogosteje potiskati ali zamuditi.
4. Nastavite si stalne opomnike
Zelo enostavno je prezreti rok, razen če imate stalno opozorilo. Nujna opravila imajo pogosto vgrajene opomnike, na primer prijatelja ali zakonca, ki vas nenehno moti, da nekaj storite. Za pomembne naloge morate te opomnike nastaviti sami. Postavite lepljive trakove okoli svoje mize. Nastavite koledarske dogodke ali časovnike. Postavite se v znak ogledala v kopalnici. Naredite vse, kar morate storiti.
*****
Se to zdi veliko dela? No, morda je sprva. Toda sčasoma je vse lažje in ugotovili boste, da se počutite veliko manj obremenjeni.
Vedno boste imeli dovolj nujnih nalog, da boste zapolnili cel dan, teden, leto ali celo življenje. Toda tisto, za kar bi v resnici morali porabiti večino svoje energije, je doseganje pomembnih stvari, da se ne boste znašli na seznamu obžalovanja stvari, za katere niste nikoli našli časa.
Jory MacKay je urednik @CrewLabs , kje ta objava prvotno pojavil . Bi se radi naučili postati vaša najboljša različica? Klikni tukaj da se pridružite tisočem ustvarjalcev in podjetnikov, ki dobijo naše tedensko e-poštno sporočilo o povečanju vaše ustvarjalnosti in produktivnosti.
