Zahvalnica - ali pomanjkanje - vpliva na odločitve o najemu.Pixabay Kakor kandidatom svetujem ves čas njihovega postopek razgovora , obstaja eno področje, na katerem se vedno znova vračam: ali moram res poslati zahvalo? Ali kdaj kaj spremeni?
Razumem zadržanost. V veliki večini primerov vaša zahvalnica po intervjuju ni nikoli priznana in večina kandidatov dobi ponudbo le v majhnem odstotku delovnih mest, za katera se pogovarjajo. Zdi se, da je trud za pisanje zapiska zapravljen ali pa so vsi ti zapiski pometeni v neko novaško črno luknjo, kjer zdrsnejo v večno nepomembnost.
Pisanje kakršnih koli zapisov se zdi v današnjem hitrem sodobnem obdobju odveč. Obuja podobe reliefnih tiskovin in voščenih pečatov ali nagajanja, ki ste jih dobili od mame po božiču, da se zahvalite svoji teti Marge za šal, ki vam jo je pletel. Kdo potrebuje kaj od tega?
Dobro napisana zahvalnica po pogovoru pa je lahko pomemben del poslovne komunikacije, ki lahko pomaga pri sklepanju posla. Velikokrat sem videl primere, ko je zahvalnica zacementirala pozitiven vtis najemniškega organa o kandidatu ali pa je dejansko negativnega vtisa spremenila v pozitivnega, kar je na koncu privedlo do ponudbe. Prav tako sem videl, da slabo napisane zahvale povzročajo, da se marginalnega kandidata hitro natakne.
Naš zadnji primer je bil z Maggie, ki se je pogovarjala z eno od naših strank za tržno mesto na srednji ravni. Po mojem priporočilu in po opravljenem telefonskem zaslonu je ta naročnik določil dan razgovorov s kadrovsko službo, vodjo zaposlovanja, zaposlenimi na enakovredni ravni in podpredsednikom trženja Ronom. Končni intervju z Ronom se zgodi le, če se predhodni intervjuji dobro znajdejo. Imam nekaj strank, pri katerih je razgovor z podpredsednikom strogo formalnost ali žig odobritve. Tu ni tako. V tem podjetju odloča VP. Želi si vstop ekipe, vendar opravi zadnji klic.
Ko nas je po intervjuju poklicala Maggie, se je brcala. Dan se je začel zelo dobro, pravzaprav dovolj, da je bila Ron na koncu dodana k njenemu urniku. Tam so se začela spuščati kolesa.
Nekako z Ronom preprosto nista kliknila. Odgovori, za katere se je zdelo, da so navdušili preostalo osebje, so se z njim zrušili. Na koncu intervjuja jo je vprašal, katere kampanje v družabnih omrežjih so ji všeč. Samo narisala je prazno. Čeprav družbeni mediji nikoli niso bili del njenih delovnih nalog, bi bil to majhen, a pomemben del njene vloge tukaj. Stranka je vedela za pomanjkanje izkušenj na tem področju, vendar ji je bila zaradi moči preostalega ozadja pripravljena dovoliti, da se uči v službi. Ker si ni mogla omisliti niti enega primera, je bila prepričana, da škoduje svojim priložnostim.
Še huje, po odhodu iz intervjuja je lahko pomislila na ducate odličnih kampanj v družabnih omrežjih. Pravzaprav je njeno lastno podjetje pravkar opravilo zelo uspešno in čeprav ni bilo uradni del Maggieinega dela, je pomagala pri usklajevanju z upraviteljem družbenih omrežij v svojem podjetju. Bila je popolnoma obupana, ko je razmišljala, kako temeljito je zastavila to vprašanje.
Čeprav bi bilo očitno, da bi bilo bolje, če bi Maggie navdušila Rona z odličnim odgovorom na njegovo prvotno vprašanje, smo ji svetovali, da lahko dobro napisana zahvalnica njeno kandidaturo spet postavi na pravo pot.
Tako kot mnogi drugi (na primer resnično vaši) je bila tudi Maggie veliko boljši komunikator kot osebno. Zahvalila se mu je za priložnost za pogovor in nato napisala: Po nadaljnjem razmisleku sem ugotovila, da na vaše vprašanje o kampanjah v družabnih omrežjih nisem odgovorila tako učinkovito, kot bi si želela. Nato je naštela tri take kampanje, zakaj so ji všeč, in pojasnila, kako se lahko elementi vsake od njih izkažejo za učinkovite pri promociji Ronovega poslovanja. Izpostavila je majhno vlogo, ki jo je imela pri pomoči vodji družbenih omrežij, da je začela prizadevanja svojega podjetja, in poudarila, kako zelo si želi razviti to veščino med sodelovanjem z Ronom in njegovo ekipo.
Čeprav dobra zahvalnica ne more vedno spremeniti stvari, se je v tem primeru vendarle. Ron je Maggie povabil nazaj, stvari so potekale veliko bolj gladko in na koncu so ji ponudili ponudbo. Videl sem tudi veliko primerov, ko je stranka komentirala, kako dobro je bila zapisana določena kandidatova opomba, in primere, ko se je stranka ostro spraševala, zakaj en kandidat v danem listu ni napiši opombo. Bistvo je, da pisanje zahval - ali če tega ne storite - vsekakor lahko vpliva na odločitve o zaposlovanju.
Tu je 9 smernic za pisanje učinkovitih zahval:
- Opomba naj bo kratka. Najdite največ tri do štiri odstavke brez dolgih blokov besedila. Če je vaše pismo tako dolgo kot ta seznam, je predolgo. Najboljše je kratko in sladko.
- Pošljite opombo po e-pošti. Za razliko od pisma teti Marge gre za poslovno komunikacijo in večina poslov poteka po e-pošti. Zaradi tega je kritično pomembno, da po razgovoru dobite vizitko anketarja. Če kartice ne dobite, za naslove, ki jih potrebujete, povprašajte svojega zaposlovalca, receptorja ali predstavnika za kadrovske zadeve.
- Pošlji ločeno sporočilo vsak oseba, ki ste jo spoznali. Osnovna oblika je lahko enaka, vendar je treba vsako opombo na nek način prilagoditi.
- Pošljite ga čim prej po razgovoru. Odločitve o zaposlovanju se danes sprejemajo po veliko hitrejšem voznem redu. Če počakate na naslednji teden (ali celo jutri), bo vaše pismo morda prejeto po sprejetju odločitve.
- Pokažite nekaj hvaležnosti. Uvodni odstavek bi moral biti iskren izraz vaše zahvale za čas, ki ga je imel izpraševalec, in priložnost, da se dobite priložnost. Če ne morete biti iskreno hvaležni, se vam zdi, da je predlaganje neiskreno in vam ne bo pomagalo.
- Navedite svoj primer. V srednjem odstavku do dveh bi morali še enkrat poudariti, zakaj bi bili zelo primerni za to funkcijo in / ali bi vas uporabili za premagovanje kakršnih koli ugovorov ali, tako kot Maggie, natančneje odgovorite na vprašanje, ki ste ga morda omajali. Lahko goljufate tako, da za argumente uporabite tri do štiri točke, vendar bodite previdni, če postanete preveč besedni. Upoštevajte to. Po opravljenem razgovoru bi morali bolje razumeti, kaj iščejo, in ponovno poudarite, da ga imate tukaj.
- Navduši se. Zaprite tako, da izrazite zanimanje za delo in spoznate nadaljnje korake v postopku. Če ste se pogovarjali, kdaj se boste oglasili pri podjetju (in bi to morali storiti), to znova navedite tukaj. Omenite, da boste v stiku, če se ne boste oglasili do določenega datuma.
- Trikrat preverite svoje delo. Pazite, da boste v svojem pismu lektorirali slovnične in pravopisne napake. Videl sem, da se je več kandidatov odstranilo iz obravnave, tako da je poslalo slabo napisano pismo. Še posebej bodite pozorni na črkovanje imena podjetja in imena anketarja. Nič ni videti slabše, kot če bi to storili narobe, vendar sem videl, da se je to zgodilo. Iz kakršnega koli razloga nenehno prejemam e-poštna sporočila, ki me nagovarjajo kot Kieth.
- Potrdila o branju niso dovoljena. Zahvalnega pisma ne pošiljajte niti s potrdilom o dostavi niti s potrdilom o branju. To ustvarja obveznost za prejemnika in je lahko negativno gledano.
Dobro napisana zahvalnica ne bo zagotovila, da boste dobili službo, lahko pa vas zadrži v lovu ali pomaga obrniti negativne predstave. Pomembno je, da lahko slabo napisana opomba ali če je sploh ne napišete negativno vpliva na najemne organe. Ne pozabite napisati opombe po vsakem intervju - in hvala, ker ste prebrali ta članek. Zahvaljujem se vam za nadaljnjo podporo.
Keith Smooth je predsednik Patrickson-Hirsch Associates , izvršno podjetje za iskanje, specializirano za namestitev marketinških strokovnjakov v potrošniško usmerjene organizacije. Če imate vprašanja v zvezi z iskanjem zaposlitve ali zaposlovanjem, ga pokličite na keith@patrickson-hirsch.com .
