Veliko e-poštnih sporočil se odpravi na napačno nogo.Joe Kozji kmet / Flickr Mnogi ljudje, ki jih ne poznam, začnejo e-pošto s pozdravom, upam, da ste dobro, moj običajni odgovor: Ja ... ne poznam vas in dovolj dobro sem, da izbrišem vaš e-poštni naslov, ne da bi nadaljeval z branjem.
Glede na rezultate neformalne raziskave se veliko ljudi počuti enako.
Catharine Hamm, urednica potovanj za Los Angeles Times , ki prejme nešteto ponudb potencialnih sodelavcev in PR-agentov, prav tako se boji prejemanja, upam, da ste dobro prejeli e-pošto. Po božji milosti mi je dobro, kaj pa če ne bi bil? vprašala je. Prepričan sem, da bi bil prav tako jezen ... Tem ljudem rečem naslednje: Vzpostavitev odnosa pomeni, da mi pomagaš opravljati svoje delo, ne pa da me sprašuješ, kako sem. Pomeni razumeti svoj trg, ne pa poskušati razumeti svoje psihe. Pomeni prepoznavanje in obravnavanje mojih novinarskih potreb, ne pa pomoč pri iskanju osebnega centra.
Barbara Teszler, izvršna direktorica podjetja Teszler PR v Santa Monici v Kaliforniji, praviodprtje z upanjem, da vas to e-poštno sporočilo dobro najde, je prav tam z hladnim klicem, ki se začne. Ne odložite ali pošljite na ovojnico pomembnih informacij z rdečo barvo (pomembne informacije so, da ste bili predhodno odobreni za kredit kartico s podjetjem, za katero vas ne bi smelo skrbeti). Ljudje se odločijo za 'Upam, da ste dobro', da bi vzpostavili osebno povezavo - zveni tako, kot da ste to osebo že spoznali, in ignoriranje ali zavrnitev nekoga, ki ste ga osebno spoznali, je bolj nesramno kot ignoriranje neznanca, ki ste ga se še nisem srečal, zato je v e-pošti v teoriji bolj verjetno, da se bo prebral na ta način - vendar se mi zdi zmišljen in neiskren.
Mike Plugh, izredni profesor komunikologije na Manhattan College, meni, da imajo ti pozdravi več opravka z interpretacijo prejemnika kot pošiljatelja. Če nekdo napiše: 'Upam, da ste imeli čudovit teden' ali 'Upam, da vas to dobro najde', obstaja verjetnost, da ste imeli strašen teden ali da še zdaleč niste 'dobro', toda potrditev našega medsebojnega sodelovanja človeštvo je resnično sporočilo in ne kakršna koli konkretna upanja, pravi Plugh. Razlog, da se te prijazne prijetnosti morda zdijo neiskrene, je, da nas gledajo z belega zaslona, ki je sam po sebi neoseben.
Naročite se na dnevno glasilo Braganca 
E-poštni strežnik prikazuje opozorila o neželeni ali neželeni e-pošti.Foto: Ian Waldie / Getty Images
Po besedah McClaina Watsona, direktorja programov za poslovno komuniciranje na šoli za upravljanje Naveen Jindal v UT Dallas, se morajo ljudje razvedriti. Če stavek 'Upam, da ste dobro' v e-poštnem sporočilu izzove čustven odziv, je ta stavek opravil svoje, pravi Watson. Ton večine našega dnevnega e-poštnega sporočila je proceduralni, transakcijski in zveni, kot da so ga zombiji napisali za zombije. Izziv za nas - kot sem jaz -, ki želimo napisati e-pošto za ljudi s srcem, je najti način, kako vzpostaviti naklonjeno povezavo z bralcem, tako da bo naše e-poštno sporočilo prebrano s človeškim glasom. 'Upam, da ste dobro' morda ni najboljši način za dosego tega cilja, vendar večino časa dostojno opravlja svoje delo.
Strokovnjakinja za bonton Brooke Straiton priporoča, da pišete svojo e-pošto nazaj. Prvi stavek naj povzame vaše potrebe ali namen e-pošte, pravi. To omogoča, da nekdo že od samega začetka ve, ali gre za e-poštno sporočilo, ki ga je treba nujno nasloviti, shraniti kot informativno ali kakršno koli ustrezno ukrepanje. Če želite dodati 'lepote', jih pustite za konec.
Jill Tipograph, soustanoviteljica Zgodnja kariera , svetovalna služba, ki mladim pomaga pri iskanju prakse ali prvih zaposlitev, priznava, da je težko skočiti naravnost v posel, zato je pomembno ugotoviti pravi pristop. Treba je ugotoviti vašo osebnost in pristnost. Najti morate nekaj udobnega in sprejemljivega v smislu pristopa. Pravi, da ni ena velikosti. Vsaka situacija je drugačna. Pristop mora odražati stas in / ali podobo, ki jo najdete na spletu.
###
Pitch Perfect: učinkoviti načini za začetek e-pošte
Opazovalec je Jill Tipograph prosil, naj ponudi nasvete za izboljšanje e-pošte:
Upam, da se vam v tem e-poštnem sporočilu zdi dobro, da ste rezervirani za telefonski klic ali nadaljnje e-poštno sporočilo za osebni uvod. Če osebe še ne poznate, je najbolje uporabiti drugačen pristop.
Pristnost mora biti resnična ali pa se ne spuščajte po tej poti. Bodite profesionalni, ne ležerni. Pomislite na nakup kartice: Ali bi nekoga, ki ga ne poznate, poslali preveč vnemo ali preveč iskreno?
Napaka na konservativni strani pri pristopu. Začnite e-pošto z Spoštovani gospod / gospa / dr .; osebna imena se premaknite šele, ko je vzpostavljena zveza ali odnos. Živjo ali Hej je preveč ležerno. Uporabite lastna imena: če jim je ime Robert, jih v začetnem e-poštnem sporočilu ne omenjajte kot Bob.
Omenite napotitelja (če imate njegovo dovoljenje) - vedno začnite z imenom te osebe v zadevi in prvi vrstici. To je vaše premoženje. Spoštovani (prazno) - Napotil me je (prazno), ki je mislil, da bi vas prosil za stik (prazno).
Približajte se ljudem, ki uporabljajo njihov industrijski žargon - ljudje na kreativnih področjih govorijo na en način, tisti na bančnem področju pa na drug način. A v vsakem primeru je pametno, da ne bomo ekstremni. Različne panoge imajo različne standarde.
Uporabite ubijalsko vrstico z e-poštnim naslovom - ljudje se ne bodo trudili prebrati dejanskega e-poštnega sporočila, če zadeva ne bo odmevala. Prepričajte se, da je ustrezen, mogočen in da nekomu razlog, da se odpre. V današnjem času se toliko pošlje neželene pošte, zato je vstavljanje skupnega interesa, alma mater ali osebe, ki vas je priporočila, pomembno in dragoceno.
Pošljite nadaljnje e-sporočilo - prva e-poštna sporočila se pogosto ne preberejo. Diferencirajte: upam, da imate čudovit teden in ste prejšnji teden želeli nadaljevati z mojim e-poštnim sporočilom.
Pet Peeves
Izogibajte se emojijem, saj lahko ustvarijo napačen prvi vtis.
Ne omenjajte nekoga brez njegovega dovoljenja.
Osebi ne dodelite vzdevka. Story: Nedavni študent je stopil k Jill na spletu in rekel, Hej, Jilly. Od otroštva me ni nihče več klical Jilly, občasno pa me je le prisrčno klical le moj dolgoletni mož. Bil sem zelo odložen.
Trojni dokaz - neprijetno je videti napačno črkovanje in nepravilno uporabo slovnice - zlasti napačno ime ali podjetje osebe (pomislite na prijave na fakulteto, npr. Napačno ime fakultete v eseju).
Ne zahtevajte brezplačnega nasveta ali službe, ne da bi v zameno ponudili kaj dragocenega. To je preveč samozavestno in izključitev.
